Nebenkostenabrechnung prüfen: Checkliste in zehn Punkten

Die Nebenkostenabrechnung ist einer der häufigsten Streitpunkte im Mietverhältnis. Viele Fehler lassen sich mit einem systematischen Blick schnell erkennen. Die folgende Checkliste hilft Mietern bei der Prüfung und Vermietern dabei, Abrechnungen zu erstellen, die einer Prüfung standhalten.

Fristen und Form

1. Umfasst die Abrechnung höchstens zwölf Monate? Der Abrechnungszeitraum darf ein Jahr nicht überschreiten. Meist ist es das Kalenderjahr.

2. Ist die Abrechnung rechtzeitig zugegangen? Der Vermieter muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums abrechnen. Für das Jahr 2025 endet die Frist also am 31.12.2026. Geht die Abrechnung später zu, kann der Vermieter keine Nachzahlung mehr verlangen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben muss er trotzdem auszahlen.

3. Enthält die Abrechnung die Mindestangaben? Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs braucht jede Abrechnung vier Angaben: die Gesamtkosten jeder Position, den Verteilerschlüssel und seine Erläuterung, den Anteil des Mieters und den Abzug der Vorauszahlungen. Fehlt eine davon, ist die Abrechnung formell unwirksam.

Inhalt

4. Sind nur vereinbarte Kosten abgerechnet? Umlegen darf der Vermieter nur Betriebskosten, deren Umlage im Mietvertrag vereinbart ist. Ein Verweis auf „Betriebskosten“ im Vertrag genügt.

5. Sind die Kosten überhaupt umlagefähig? Umlagefähig sind die laufenden Kosten aus dem Katalog der Betriebskostenverordnung, etwa Grundsteuer, Wasser, Müllabfuhr, Hausreinigung, Gartenpflege, Hausmeister und Versicherungen. Nicht umlagefähig sind Verwaltungskosten, Reparaturen und Instandhaltung sowie Bankgebühren. Kabelfernsehgebühren dürfen seit dem 01.07.2024 nicht mehr umgelegt werden.

6. Stimmt der Verteilerschlüssel? Ist nichts anderes vereinbart, wird nach Wohnfläche verteilt. Verbrauchsabhängige Kosten werden nach Verbrauch abgerechnet, soweit er erfasst wird. Kosten leerstehender Wohnungen trägt der Vermieter.

7. Sind die Heizkosten richtig abgerechnet? Heiz- und Warmwasserkosten müssen überwiegend nach Verbrauch abgerechnet werden. Geschieht das nicht, darf der Mieter seinen Anteil um 15 % kürzen. Zähler und Heizkostenverteiler müssen bis 31.12.2026 aus der Ferne ablesbar sein. Fehlt die Fernablesbarkeit oder die monatliche Verbrauchsinformation, besteht ein Kürzungsrecht von 3 %.

8. Sind die CO2-Kosten aufgeteilt? Seit 2023 werden die CO2-Kosten für Heizung und Warmwasser zwischen Vermieter und Mieter aufgeteilt. Je schlechter die Energiebilanz des Gebäudes, desto höher der Anteil des Vermieters, bis zu 95 %. Fehlt die Aufteilung in der Abrechnung, darf der Mieter seinen Heizkostenanteil um 3 % kürzen.

9. Ist die neue Grundsteuer richtig angesetzt? Seit 2025 gilt in Baden-Württemberg die neue Grundsteuer nach dem Bodenwertmodell. In Freiburg beträgt der Hebesatz für 2025 und 2026 je 235 %. In vielen Häusern hat sich die Grundsteuer dadurch deutlich verändert. Die Abrechnung sollte den neuen Bescheid zugrunde legen.

10. Sind die Vorauszahlungen vollständig abgezogen? Abzuziehen sind die tatsächlich gezahlten Vorauszahlungen des Abrechnungsjahres.

Belegeinsicht und Einwendungen

Mieter haben das Recht, die Rechnungen und Zahlungsbelege einzusehen. Seit 2025 darf der Vermieter die Belege auch elektronisch bereitstellen. Bis die Einsicht gewährt ist, darf der Mieter eine Nachzahlung zurückhalten, sofern er die Einsicht ausdrücklich verlangt hat.

Einwände gegen die Abrechnung muss der Mieter spätestens zwölf Monate nach Zugang mitteilen. Danach ist er mit ihnen grundsätzlich ausgeschlossen.

Hält der Mieter einzelne Kosten für überhöht, muss er konkret darlegen, warum der Vermieter gegen das Gebot der Wirtschaftlichkeit verstoßen hat. Der Hinweis auf bundesweite Durchschnittswerte reicht dazu nicht.

Wir prüfen Ihre Abrechnung

Wir beraten Mieter, Vermieter und Hausverwaltungen in Freiburg und Südbaden bei der Erstellung und Prüfung von Nebenkostenabrechnungen. Mehr zu unserer Tätigkeit finden Sie unter Miet- und WEG-Recht; zur Mieterhöhung lesen Sie unseren Beitrag zum Freiburger Mietspiegel. Senden Sie uns die Abrechnung und den Mietvertrag gern zu. Sie erreichen uns unter 0761 38782-0 oder kanzlei@pohl-sitzler.de.

Stand: Oktober 2026. Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Beratung im Einzelfall.